| Тип визы | Назначение | Кто ставит |
| Согласующая | Подтверждение одобрения документа | Руководитель подразделения |
| Исполнительная | Отметка о выполнении | Ответственный исполнитель |
| Контрольная | Отметка о проверке | Контролирующее лицо |
- Визы ставятся на лицевой стороне документа
- Размещаются в нижней части листа
- Должны быть читаемыми и содержать дату
- Проставляются ручкой синего или черного цвета
- Проверьте правильность заполнения всех полей
- Убедитесь в наличии подписи заявителя
- Приложите необходимые сопроводительные документы
- Определите перечень должностных лиц для визирования
- Соблюдайте последовательность согласования
- Учтите сроки прохождения каждого этапа
| Элемент визы | Требования |
| Должность | Полное наименование без сокращений |
| Подпись | Разборчивая, идентичная образцу |
| Расшифровка | Фамилия и инициалы |
| Дата | Число, месяц, год |
- Требуют визы руководителя подразделения
- Дополнительно визируются в отделе кадров
- Могут требовать согласования с бухгалтерией
- Виза главного бухгалтера обязательна
- Требуется согласование с финансовым директором
- На крупные суммы - виза генерального директора
- Отсутствие расшифровки подписи
- Неразборчиво написанная должность
- Неправильная последовательность виз
- Использование неутвержденных сокращений
| Преимущество | Описание |
| Скорость | Мгновенное прохождение этапов |
| Контроль | Отслеживание процесса согласования |
| Надежность | Электронная подпись имеет юридическую силу |
- Визырующее лицо несет ответственность за содержание документа
- Подпись подтверждает ознакомление с документом
- Электронная виза приравнивается к собственноручной подписи
- Разработайте стандарт визирования для организации
- Обучите сотрудников правилам оформления виз
- Ведите журнал регистрации визированных документов
- Используйте штампы для стандартных виз
Правильное оформление виз на заявлениях обеспечивает юридическую значимость документов и упорядочивает документооборот. Соблюдение установленных правил визирования позволяет избежать ошибок и задержек в обработке документов. Для крупных организаций рекомендуется внедрение системы электронного согласования документов.
